Neues Mitarbeiterportal

Das Personalverwaltungs- und Abrechnungssystem der kbo-Lech-Mangfall-Kliniken gGmbH wurde auf das cloudbasierte Lohn- und Gehaltsprogramm P&I Loga, ein umfassendes HR-System inklusive MitarbeitendenPortal, umgestellt. Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen etc. werden nun nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich über dieses Mitarbeiterportal abgerufen. Anna-Lena Nowak, Personalsachbearbeiterin in der kbo-LMK, erklärt die Hintergründe und wie das Programm funktioniert.

Agatharied, Januar 2024

Für Anna-Lena Nowak heißt es seit einem Jahr Gas geben, denn seit die gelernte Kauffrau im Gesundheitswesen und Personalfachkauffrau in den kbo-LMK-Kliniken arbeitet, ist sie mit der Einführung des neuen Personalprogramms P & I Loga vollauf beschäftigt.
„Bislang haben wir mit dem Lohnprogramm PWS der Firma AKDB gearbeitet, das Programm ist zwar super, aber nicht mehr ganz zeitgemäß, hat vor allem in der Aufmachung seine Grenzen“, begründet Nowak den Wechsel zum neuen, modernen Lohn- und Gehaltsprogramm, das viele papiergebundene Prozesse und manuelle Berechnungen mit Workflows abdeckt. Zeitgemäß ist auch, dass Emojis und Symbole Funktionalitäten benutzerfreundlich ersetzen.

„Das Programm ist einfach gut strukturiert aufgemacht und es bringt Spaß, sich mit ihm zu beschäftigen“, berichtet Nowak. So sei die Benutzeroberfläche sehr bedienerfreundlich gestaltet, einige Abrechnungsprozesse laufen automatisiert und man könne beispielsweise mit einem Taschenrechnersymbol sogleich die Gehaltsabrechnungen kontrollieren. „Wer mag, kann sich auch eine entsprechende App auf sein Handy herunterladen.“

Die kbo-LMK sind einer der Vorreiter für das P & I Loga Programm und werden ihre Erfahrungen zur gegebenen Zeit den anderen kbo-Kliniken zur Verfügung stellen. „Ziel ist eine Vereinheitlichung der Abrechnungen, später sollen auch die Urlaubsanträge, Krankmeldungen sowie die Zeiterfassung, die bislang die Firma Breitenbach übernimmt, mit spezifischen zusätzlichen Modulen geregelt werden“, sagt Nowak weiter. Auch Dienstpläne sollen dann digital abrufbar sein. Unterstützt und betreut wird der Personalservice bei der Einführung durch Mitarbeitende des kbo-Kommunalunternehmens (KU). Nowak stimmt sich im Rahmen der Einführung eng mit ihren Kolleginnen ab, koordiniert Termine und klärt fachliche Fragen. „Jeder Mitarbeitende hat inzwischen einen Zugang über die EDV zum Portal erhalten, Schulungen, wie alles genau funktioniert, werden über das KU angeboten.“

Nun gilt es, alle Mitarbeitenden ins P & I Boot zu holen. „Die Digitalisierung soll und wird vieles vereinfachen, aber manche Mitarbeitende sind ein wenig skeptisch und haben keine so große technische Affinität. Vor allem diese möchten wir sensibilisieren und davon überzeugen, dass das neue Programm absolut Sinn macht und für jeden Vorteile bietet.“
Wenn alles läuft, so Nowak, wird das neue Programm voraussichtlich eine enorme Einsparung von Arbeitszeit bewirken und Ressourcen für andere Themen schaffen. Diese Perspektive hat auch Nowak immer wieder in herausfordernden Phasen der Projekteinführung angespornt.